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Novas formas de trabalho: assistente virtual

Trabalhar fora do escritório em alguns dias da semana já é uma realidade para muitos profissionais. Além de melhorar a qualidade de vida, isso pode inclusive aumentar a produtividade. Mas e se esse funcionário for justamente a secretária? Será que é viável ter uma assistente virtual? Quem já experimentou garante que é possível e que vale muito a pena! Working outside the office a few days a week is already a reality for many professionals. In addition to improving quality of life, it may even increase productivity. But what if that employee is the secretary? Is having a virtual assistant possible? Anyone who’s tried it assures that it is feasible and very much worthwhile! Nós aqui, da Co_labore, temos um case de sucesso para compartilhar. Antonin Bartos, proprietário do espaço, é adepto da ideia. “Após o fortalecimento da internet e de suas ferramentas, como calendário web e e-mail, comecei a questionar o modelo tradicional da secretária”, conta. “Acredito que o papel de muitas delas passou a ser cuidar da vida particular do executivo, o que gera pouco valor à organização.” Na época, Antonin era CEO de uma grande empresa e resolveu inovar: contratou uma secretaria virtual. “Não foi fácil. O RH era contra, os acionistas também e minha equipe temia não conseguir falar comigo.” No entanto, com o passar do tempo e alguns cuidados, como reuniões presenciais quinzenais, a resistência foi vencida e Cristiane se tornou uma referência. Estamos falando de Cristiane Lopes, a assistente que acompanha o executivo desde então e hoje cuida de questões operacionais vitais para Co_labore. Depois de vários anos atuando como secretária executiva em grandes empresas, Cris partiu para o mundo virtual após de ter um bebê.  “Queria retomar minha atividade profissional de forma que fosse possível conciliar as demandas da vida pessoal, evitando os deslocamentos diários, que tanto me aborreciam pelo tempo mal aplicado”, diz. Hoje, ela atende a três contas e vê muitas vantagens nesse novo jeito de trabalhar: flexibilidade de horário, qualidade de vida e uma relação de parceria com o cliente. Para o executivo, também há muitos benefícios: apoio de alta qualidade, sem precisar dispor de espaço físico e equipamentos, alta produtividade e são alguns deles. Obviamente há riscos, pois a distância física pode dificultar a execução de algumas atividades e tornar a relação um pouco impessoal. Mas cabe ao cliente e à secretária estabelecerem uma rotina mínima e encontrar algumas “táticas” conjuntas que façam o dia a dia funcionar. Basta uma rápida busca no Google para notar que o novo modelo pode virar uma tendência. Há uma série de empresas oferecendo o serviço a um preço acessível. Está disposto a tentar? We here at Co_labore have a success story to share. Antonin Bartos, the space’s owner, is an adoptee of the idea. “After strengthening of the Internet and related tools, such as web calendar and email, I began to question the traditional secretary model,” he says. “I believe the role of many of them became taking care of the private life of the executive, which generates little value for the organization.” At the time, Antonin was CEO of a large company and decided to innovate: he hired a virtual secetary. “It was not easy. HR was against it, the shareholders as well and my staff worried that they wouldn’t be able to speak with me. “However, with time and some measures, such as fortnightly meetings, we overcame resistance and Cristiane started to become a reference.” We’re talking here about Cristiane Lopes, the assistant who has worked with the executive since then and today manages Co_labore’s critical operational issues. After several years working as an executive secretary at large companies, Cris went to the virtual world after having a baby. “I wanted to resume my professional activity so that it was possible to reconcile the demands of personal life, avoiding daily shifts, which I found to be a misuse of time,” she says. Today, she services three accounts and sees many advantages in this new way of working: flexible hours, quality of life and a partnership with the client. For the executive, there are also many benefits, including high-quality support without having physical space and equipment, and high productivity. Obviously there are risks, because the physical distance may hinder implementation of some activities and make the relationship a bit impersonal. But it is up to the client and secretary to establish a basic routine and to find “tactics” to work seamlessly on day-to-day tasks. Just a quick Google search shows that the new model could become a trend. There are a number of companies offering the service at an affordable price. Are you willing to try it?